学生记录

家庭教育权和隐私权法案 

给学生的年度通知

这是《皇冠体育》(FERPA)规定的学生权利年度通知。. 皇冠体育大学遵守FERPA，根据FERPA，每个学生都有权:

• 在学院收到查阅请求之日起45天内检查和审查其教育记录;
• 如果学生认为他们的教育记录不准确，要求修改他们的教育记录, 误导, 或以其他方式侵犯FERPA规定的学生隐私权;
• consent to disclosure of personally identifiable information from their education records; except to the extent that FERPA authorizes disclosure without the student’s consent;
• 向美国商务部提出申诉.S. 如果学生认为他们在FERPA下的权利受到了侵犯，请联系教育部家庭政策合规办公室.

1. 检查

什么是教育记录?

教育档案是由学院保存的档案, 或由代表学院的政党代办, 和学生有直接关系的.

这些记录可能包括:

• 书面文件;
• 电子文件;
• 录影带、录音带或光碟;
• 影片或照片.

由学生主任办公室维护的教育记录可以以纸质或电子形式保存.  记录的例子有:学生的皇冠体育大学入学申请表和高中成绩单的复印件, 学生与院长或其他学院管理人员之间的通信, 特别要求(e).g., 请假申请), 特别拨款申请, 以及对该学生采取的任何学术或纪律处分的记录.   一般来说, 学生教务处保存的学习记录在毕业或永久离职(辞职)后保留六年, 永久解雇, 其他院校的入学申请等.).  有关学院保存某些文件的时间期限的更多信息(这些文件不一定都是FERPA规定的教育记录), 见注册官的文件保留时间表 在这里.

学生的教育记录也可由学院其他办公室保存，包括, 但不限于, 皇冠体育官网, 住宅生活, 职业规划中心, 学生援助, 财务处, 通讯办公室, 学习与教学中心, 和课外机会中心. 

什么被排除在“教育记录”的定义之外??

学生的“教育记录”不包括:

• 教师和行政人员的私人档案中包含的信息(包括院长的笔记), 仅作为个人笔记使用，除临时代替记录者外，其他任何人不得查阅或透露;

• 安全与安保办公室为执法目的创建和保存的安全报告和其他记录;

• 勤工俭学以外的就业记录;

• 医生制作或保存的治疗记录, 精神病学家, 心理学家, 或其他认可的专业人士或准专业人士以其专业身份行事, 维护, or used only in connection with treatment of the student; (please refer to the section below on the maintenance of Health and Counseling Records);

• 个人不再是学生后，学院创建或收到的与个人作为学生出勤没有直接关系的记录;

• 任何其他不符合联邦法律对教育记录定义的记录(看到20 U.S.C. §1232 g (a) (4) (B)).

我如何查阅和复核我的教育记录?

希望查阅教育记录的学生应向相应的官方(e.g. 院长，注册主任)一份书面请求，确定他们希望检查的具体记录. 学生希望查阅的教育记录管理人将与学生联系，安排双方方便的时间进行查阅, 在他/她提出要求后不超过45天. 保管人或其指定人员将在其检查期间在场.  只有在情况有效地阻止学生行使查阅特定教育记录的权利时，才会提供副本.

• 如果所要求的记录没有由提交请求的特定学院官员保存, 该官员应告知该学生应向其提出请求的正确官员.

• 学生将不被允许查看任何包含一个或多个其他学生的信息的记录，除非这些个人身份信息与学生的记录“不可分割地交织在一起”, 如果不是, 是否可以删除任何与其他学生相关的识别信息, 父母的财务信息, 或者是保密的推荐信, 如果学生已经放弃查看这些信件的权利, 或者来自皇冠体育以外的机构的成绩单.

2. 修正案

我如何要求修改我的教育记录?

• 学生要求学院修改其认为不准确的教育记录, 误导, 或以其他方式侵犯了学生在FERPA下的隐私权，应致函负责记录的学院官员(e.g. 迪恩,注册), 清楚地指出学生想要更改的记录部分, 并说明为什么要更改它. 学院将在学生提出要求后的合理时间内给予回复. 如果学院决定不按要求修改记录, 学院将以书面形式通知学生有关决定，并告知学生有权就修改请求举行听证会.

 我如何要求举行听证会?

• 在学院就修订申请作出决定之日起10天内, 发送书面的, 向学生教务长提出的签署的听证会请求, 皇冠体育, 大学站4600号, 不伦瑞克, ME 04011-8437. 学院将在收到学生的请求后的合理时间内安排听证会, 如果及时制作.

 聆讯将如何进行?

• 涉及学院记录分歧的案件将由高级副校长和学生事务院长或其指定人员审理.

• 学生可以带一个或多个人参加听证会，以协助学生, 包括律师, 由学生承担费用. 如果学生的律师在场, 学生必须在听证会前十天通知学院，以便学院安排律师到场, 如果需要.  学生在听证会期间带来的任何协助学生的人都不得参与听证过程，也不得在听证会期间的任何时候发表声明或提出异议或质疑任何参与者.

• 学院将通知学生其决定, 以书面形式, 包括提交证据的摘要和作出决定的理由, 在听证会后的合理时间内.

• 如果在听证会之后，学院认为教育记录中的信息并不准确, 误导, 或者以其他方式侵犯学生的隐私权, 学生有权在记录中发表声明，对记录中有争议的信息进行评论，或说明他们为什么不同意学院不修改记录的决定, 或两个.  任何此类声明将在有关记录的部分被披露时予以公布.

3. 公开教育记录

披露需要多大的同意啊?

Bowdoin generally will not disclose personally identifiable information from a student’s education records without their signed and dated consent made 以书面形式 or electronically; 然而, 根据法律规定，学院可以在未经同意的情况下进行授权披露.

什么时候学院可以在未经本人同意的情况下发布个人身份信息?

在FERPA, 皇冠体育可能, 由学院自行决定, 在某些特定情况下，未经学生事先同意，从教育记录中发布个人身份信息(PII), 包括, 但不限于:

• 向有合法教育利益的学校官员披露. “学校官员”是皇冠体育行政部门的雇员, 监督, 学术, 研究, 或支援人员职位(包括安全及保安部门), 卫生服务, and Counseling Services); 皇冠体育 trustees; a student serving on an official committee 包括 但不限于, 记录委员会, 操守检讨委员会, or Student Appeals and Grievances Committee; a volunteer or contractor outside of Bowdoin who performs an institutional service or function for which Bowdoin would otherwise use its own employees and who is under the direct control of Bowdoin with respect to the use and maintenance of PII from education records, 比如律师, 审计人员, 咨询顾问,  还有催收机构. 如果学校官员为了履行其专业职责而需要审查教育记录，他们就有“合法的教育利益”;

• 为确定资格而向参与发放财政援助的组织披露, 的数量, 和/或援助的条件, 或者执行援助的条款和条件;

• 向学生寻求或打算注册的其他教育机构披露, 或者在学生已经入学的情况下，只要披露的目的与学生的入学或转学有关. 

• 为联邦税收目的向受抚养学生的家长披露(定义见《皇冠体育官网》第152条). [见下文的家长通知做法];

• 向21岁以下学生的父母或法定监护人披露违反学校毒品和酒精政策的情况;

• 为遵守司法命令或合法发出的传票而披露(在大多数情况下，在作出合理努力提前通知学生以便学生可以采取保护行动之后). 如果传票是由联邦大陪审团或出于其他执法目的发出的，并且请求法院或签发机构特别命令不披露传票的存在，则存在此通知要求的例外;

• 向联邦政府授权代表披露, 或州或地方教育当局, 法律要求的与联邦或州支持的教育项目审计或与这些项目有关的联邦法律要求的执行或遵守有关的某些信息;

• 向认证机构披露其履行职能的信息;

• 如果学生对学院提起诉讼，或者学院对学生提起诉讼，向法院披露学生的相关信息;

• 在健康或安全紧急情况下向有关方面披露, in order to protect the health or safety of the student or other individuals; and

• 只有当学生被确定违反了与涉嫌行为有关的规则或政策时，才会披露对学生的纪律处分程序的最终结果, 如果被证实, 同时构成暴力犯罪或者非暴力犯罪的;

• 披露纪律处分程序的最终结果, 不管结果如何, 给一个被指控行为的受害者, 如果被证实, 构成暴力犯罪或者非暴力性犯罪的;

• 披露涉及性犯罪者，包括根据1994年《皇冠体育官网》向该机构提供的信息.

什么是目录信息??

某些被称为“目录信息”的附加信息可以在没有学生事先书面同意的情况下发布，除非学生要求保留这些目录信息. 目录信息是一般性质的个人身份信息，可以在未经学生同意的情况下披露，因为披露这些信息通常不会被视为有害或侵犯隐私, 除非学生特别要求学院不要这样做.

目录信息包括以下内容:

• 学生的法定全名，
• 学生喜欢的名字，
• 本地/校园通讯地址;
• 本地/校园住宅,
• 校园电话号码;
• 电话号码(由学生提供);
• 皇冠体育电子邮件地址，
• 学生的照片，
• 学号, 用户ID, 或其他唯一的个人标识符，用于在电子系统中进行通信，没有密码就不能用于访问教育记录, 密码, 等.  注:(1)学生SSN, 全部地或部分地, cannot be used for this purpose; (2) 用户IDs cannot be completely suppressed from Bowdoin’s electronic systems. 尽管可以抑制个人姓名与其用户ID的关联, 这样做可能会对电子邮件或其他电子服务的传递产生不利影响.
• 类,
• 主修领域:
• 皇冠体育的入学日期
• 注册状态,
• 毕业日期:
• 学位授予,
• 获得的荣誉、奖品、奖学金和/或奖励;
• 出生日期和地点;
• 婚姻状况、
• 参加官方认可的活动和体育项目;
• 最近就读的教育机构，以及
• 为参加校际运动的学生, 目录信息还包括:高度, 重量, 以及参与的运动

我如何选择退出，以防止未经我同意的目录资料被披露?

如果学生不希望他们的目录信息被披露, 要么在校园电子目录里，要么在其他地方, 学生必须通知注册官, 以书面形式, 到学年开始的时候. 通知书记官长只包括披露集中记录. 个人组织(学生俱乐部和组织等)的成员.)，并希望选择不披露校址资料，请向学生活动谘询.  希望选择退出目录信息披露的学生运动员应咨询体育部皇冠体育如何选择退出.  学生可以在任何时候撤销他们的“选择退出请求”.

学生不得使用“选择退出请求”来阻止皇冠体育披露他们的姓名, 身份证号码, 或者学生所在班级的学校电子邮件地址.

在成为校友后, 皇冠体育将继续尊重学生在出席期间提出的任何有效的“选择退出请求”, 除非该校友撤销了“退出”请求.”

4. 提出投诉

提交FERPA投诉的程序是什么?

如上所述, 如果学生认为学院没有遵守FERPA, 他们可向下列机构提出投诉:

通知家长/家庭的做法

如上所述, FERPA法规和州法规赋予学生发布其教育记录中包含的信息的权利. 具体地说, FERPA将这项权利委托给在高等教育机构注册的学生, 即使他们还不到18岁. 与皇冠体育致力于促进每个学生的个人成长和自主性相一致, 并与他们保持信任的气氛, 未经学生同意，学院不会将学生教育记录中的任何信息泄露给家长, 除非在本政策所述的某些情况下. 请注意，如果情况需要，并且符合学生和学院社区的最佳利益，学院保留在未具体列出的情况下通知家长或监护人学生状况的权利.

皇冠体育是否会通知受抚养学生的家长的常见例子包括:

学生学业成绩通知书

学院认为，每个学生最终都对自己的学业进步和表现负责. 因此，皇冠体育只与学生就学业表现进行交流. 例如, 培养学生对学业的责任感, 成绩, 评论卡片, 不及格卡会直接寄给学生，不会发给家长或监护人，除非学生以书面形式向注册主任办公室提出要求. 虽然学生们被鼓励与他们的父母分享有关他们的学业进展的信息, 皇冠体育并没有强制要求这么做.

但是，当状态发生变化时，i.e., 当一个学生被留校察看时, 学术悬挂, 或者被皇冠体育开除, 学院通常会在学生同意或不同意的情况下通知家长.  在这些情况下, 与学生通信的副本，概述学生的学术地位将被发送给学生的父母或监护人.

学生纪律处分/行为处分通知书

在皇冠体育大学的学生任期内, 学院希望每个学生对自己的行为负责. 到达皇冠体育后, 每个学生都要阅读并签署《皇冠体育官网》和《皇冠体育》，作为学生行为的标准和指南. 签署承诺书即表示学生承诺遵守守则所载的原则和规则.

因为这些守则是为了维护皇冠体育社区的完整性和安全, 违反任何一种准则的行为都应得到学院的回应.  一般, 学院将直接与学生沟通对违反准则的任何纪律处分, 家长或监护人不会被通知, 除非学生选择通知家长. 但是，如果学院的回应导致学生的状态发生变化(例如.e., 解雇, 悬架, 社会试用期), 在某些情况下, 谴责, 与学生通信的副本，详细说明解决情况通常会被发送给学生的父母或监护人. 同样的, 皇冠体育大学保留通知学生家长的权利，如果学生违反任何联邦法律, 状态, 或者当地法律, 或者是皇冠体育使用或持有酒精或毒品的校园规定.

学生健康/福利站通知书

有关学生健康和/或心理福利的信息受到严格政策的保护，以确保学生的机密性.  虽然鼓励学生与父母分享有关他们的健康和/或心理福利的信息, 未经学生知情同意(通常以书面形式), 学院不能与他们的父母或监护人分享这类信息.

皇冠体育承认, 然而, 在这种情况下，学生可能无法给予知情同意. 如果学生在有生命危险的情况下被送往医院, 学生的家长或监护人将被通知.  在可能的情况下, 学院将允许学生个人有时间直接通知家长或监护人，或明确指定第三方与家长或监护人联系. 在这种情况下，当学生正在接受外部医疗保健提供者的治疗, 学院希望外部供应商确定家长通知的适当性，并在认为适当时进行此类通知. 让外部提供者直接通知家长，可以确保家长获得有关学生健康状况的最准确的信息.

同样的, 如果一个学生被认为有直接的伤害威胁, 学院可在未经学生同意的情况下通知家长.  还应当指出的是, 根据缅因州法律, 学生的书面同意是学院必须与家长分享健康信息，如果学生未满18岁，并已同意自己的医疗保健(而不是通过父母或监护人)。.  如果有紧急的个人健康或突发公共卫生事件，学院也可能与家长分享这些信息.  学生无故长时间缺课, 紧急通知将按照失踪学生政策进行, 这是联邦法律所要求的吗.

健康和咨询治疗记录

如上所述, FERPA适用于教育记录, 哪些不包括可能在校园产生的治疗记录, 包括在健康和咨询中心. 治疗记录的定义包括以下记录:(1)由医生创建或维护的与学生有关的记录, 精神病学家, 心理学家, or other recognized professional or paraprofessional acting in their professional capacity; (2) 生成的 solely to provide treatment to the student; and (3) not disclosed to anyone other than individuals providing such treatment.

然而, 皇冠体育健康与咨询服务部的记录受部门保密政策的限制. 特别是, 信息共享, 生成的, 和/或在访问健康中心或咨询中心期间获得的信息，受到规范此类信息发布的具体政策的保护，不会被披露.

学生可以通过向咨询服务和健康计划主任或健康服务主任提交书面授权，要求审查自己的保密咨询或健康记录, 分别. 该请求必须在不超过45天的合理期限内作出答复. 如果提供者认为这些记录的审查将有害于学生自己的健康, 咨询服务和健康服务保留权利，要求咨询或健康工作人员的成员在场，而学生审查记录，以讨论或帮助解释记录可能包含的任何信息.

有学生的书面授权, 咨询或健康信息可以披露给第三方用于该授权所述的特定目的. 该授权与学生的咨询或健康记录一起保留，并在提供者和学生共同商定的时间段内有效. 咨询和健康记录将在学生毕业后的六年内保存.

在某些情况下，法律法规要求或允许精神卫生专业人员和卫生专业人员打破保密, 必要时未经同意.  这些情况包括对自己或他人有严重伤害威胁的情况, 或者涉嫌虐待儿童或老人. 此外，在极少数情况下，咨询记录可能会受到法庭传票的约束. 如有非工作时间的紧急服务, 信息也可以与必要的校园人员共享(例如.e.(保安部、学生主任办公室和住宿生活部)提供安全和支持.